Wildlife Conservation Society rettet und würdigt die Wildnis mit Asana

Die 1895 gegründete Wildlife Conservation Society (WCs) ist die weltweit größte Organisation zum Schutz von Wildtieren mit mehr als 500 Programmen in fast 60 Ländern, die zum Schutz von Naturgebieten und zur Verlangsamung des Klimawandels beitragen. Aber WCS macht das nicht alleine. Es arbeitet mit Hunderten von Partnerorganisationen, Anbietern und lokalen Regierungen zusammen, die seine wissenschaftlich fundierte Naturschutzmission unterstützen.

Die Initiativen von WCS sind komplex und schwierig umzusetzen, insbesondere bei so vielen Mitarbeitenden und begrenzten Ressourcen. Vor Asana verwendeten Projektmitarbeitende verschiedene Tools, um ihre Arbeits-E-Mails, Tabellen und zahlreichen Apps zu verwalten. Es gab keine einheitliche Methode für die Planung oder Kommunikation, was zu Problemen bei der Sichtbarkeit führte und alle Prozesse verlangsamte:

• Die zunehmende Komplexität der Projekte im Bereich der Umwelttechnologie erhöhte die Wahrscheinlichkeit, dass Fristen und Budgets nicht eingehalten werden konnten.

• Technologische Limitationen zwischen Teams behinderten den Informationsfluss, was es schwieriger machte, Risiken zu erkennen und Probleme zu verhindern, bevor sie auftraten, was zu einer Überbelastung der Ressourcen führte.

• E-Mail diente zu vielen Zwecken: Neben der Kommunikation nutzte WCS sie, um die Arbeit zu verwalten, Community-Anfragen zu bearbeiten und Dokumente zu speichern. Die Teammitglieder mussten sich durch Hunderte eingehende E-Mails kämpfen, sodass es nahezu unmöglich war, Aufgaben schnell zu erledigen.

Jonathan Palmer, Executive Director des Conservation Technology-Teams von WCS, sagt: „Unsere Prozesse für das Management von Projekten und Aufgaben ermöglichten keine ganzheitliche Sicht auf Ihre Arbeitsauslastung – es gab eine zu starke Abhängigkeit von der Verwaltung von Aufgaben per E-Mail, sodass den Teammitgliedern sprichwörtlich das Wasser bis zum Hals stand.“

In seiner vorherigen Position als Leiter der Abteilung Global Technology in der IT-Abteilung leitete Jonathan die Suche nach einer neuen Work-Management-Plattform, die die Barrieren zwischen Teams und externen Mitarbeitenden abbauen sollte. Mit einem produktiveren Arbeitsumfeld wäre WCS in der Lage, seine Projekte umzusetzen und die Wirkung der Beiträge ihrer Spender zu maximieren.

Flexibles Design: Arbeit in Asana zentralisieren

Jonathan suchte nach einer einzigen Plattform, die es allen Teams, Partnern und Beratern ermöglichen würde, über Organisationsgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten, auch wenn sie unterschiedliche Technologien und Prozesse verwendeten.

„Asana ist die perfekte Lösung für uns“, sagt Jonathan. „Es geht darum, Menschen dabei zu helfen, die Aufgaben, die ihnen wichtig sind, besser auszuführen, anstatt engstirnig eine bestimmte Methodik zu verfolgen.“    

Mit Asana können die WCS-Teams nun auf dieselben gemeinsam genutzten Zeitpläne, Dokumente und Aktionspunkte zugreifen, die in Echtzeit aktualisiert werden. Asana ist mit über 10 Tools verknüpft, die die Teams verwenden, darunter Google Drive, Office 365, Slack und die internen Systeme von WCS. 

„Wir können unternehmensübergreifend arbeiten, ohne uns bei der Systemintegration auf IT-Teams verlassen zu müssen“, fügt Jonathan hinzu.

Organisatorische Grenzen durchbrechen, um die Bemühungen für den Naturschutz zu erhöhen 

Heute ist Asana das offizielle Work-Management-System für mehrere Gruppen innerhalb von WCS und hilft ihnen, Initiativen in Zusammenarbeit mit einer wachsenden Anzahl externer Mitarbeitender termin- und budgetgerecht umzusetzen. 

Das Unternehmen hat durch die Verwendung von Asana-Funktionen wie Automatisierungen, Formularen und Kommentaren innerhalb eines Projekts schätzungsweise acht Arbeitswochen pro Jahr gespart und muss sich schon längst nicht mehr auf E-Mails verlassen. Im Durchschnitt nehmen die Mitarbeitenden mehr als 2.700 Mal pro Monat über Asana Kontakt mit einem anderen Benutzer auf. Diese Zeiteinsparungen setzen zusätzliche Ressourcen bei WCS frei, sodass Teams den Umfang erweitern und die Wirkung ihrer Projekte verbessern können, ohne dabei die Kosten zu erhöhen. 

Eine virtuelle Organisation von Mitarbeitenden, Anbietern und Partnern

„Asana hat ein enormes Maß an Transparenz geschaffen, indem jeder seine oder ihre Pläne für die kommende Woche teilt“, sagt Jonathan. Dies fördert den Austausch von Ideen zwischen Teams und Zeitzonen, egal ob sie sich im Hauptsitz in New York City oder vor Ort in Naturschutzgebieten befinden.

Die Hälfte der Asana-Nutzer bei WCS sind interne und die andere Hälfte externe Mitarbeitende. „Da wir alles an einem Ort verwalten, können wir virtuelle Organisationen aufbauen, die mein Team, andere WCS-Mitarbeitende sowie weitere Organisationen und Lieferanten umfassen”, sagt Jonathan. „Wir schieben Aufgaben von einem Teil der virtuellen Organisation zum anderen, wodurch eine gegenseitige Rechenschaftspflicht und Verantwortungsbewusstsein für unsere Projekte entsteht.“

Jonathans Conservation Technology-Team liefert skalierbare Technologielösungen, um Programme vor Ort zu ermöglichen und kritische Naturschutzprobleme anzugehen – und diese Lösungen werden oft in Zusammenarbeit mit anderen Organisationen entwickelt. „Durch die unendlich anpassbare Struktur der Plattform hat Asana es uns ermöglicht, weitere Partnerschaften zu erschließen“, sagt Jonathan. Sein Team hat drei neue Partner in seine Liste der engen Beteiligten aufgenommen und ist von zwei auf fünf angewachsen. 

Asynchrone Arbeit zur Erhöhung der Kapazität von WCS – ohne Erhöhung der Kosten 

New York war das Arbeitszentrum des Conservation Technology-Teams. Es schien als wäre die einzige Möglichkeit, ein komplexes Arbeitspensum zu bewältigen, dass Mitarbeitende und Lieferanten von derselben Zeitzone aus arbeiten. Aber heute kann Jonathan Mitarbeitende und Lieferanten auf der ganzen Welt einstellen und beauftragen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sich Projekte verlangsamen, da mit Asana ein asynchrones Arbeiten möglich ist. Der Betrieb läuft rund um die Uhr, wobei die Projektarbeit am Montagmorgen um 7 Uhr in Jakarta beginnt und bis zum Ende des Arbeitstages am Freitag in den USA andauert. Sein verteiltes Team umfasst qualifizierte Mitarbeitende mit den entsprechenden Fähigkeiten, die den Standort nutzen, um den Einsatz des Budgets zu maximieren und die Leistung zu steigern. 

Zum Beispiel hat Jonathan die Mitarbeiterzahl seines Teams um 30 % erhöht, indem er Vollzeitbeschäftigte eingestellt hat, die vor Ort in Naturschutzgebieten arbeiten. So kann er die organisatorischen Anforderungen auf lokaler Ebene besser erfüllen und gleichzeitig die Kosten gering halten.

Das Conservation Technology-Team arbeitet auch mit Beratern zusammen, die bei der Gestaltung, der Webentwicklung, DevOps und dem Cloud-Hosting Unterstützung leisten. Vor Asana waren die wichtigsten Lieferanten in den USA ansässig, doch heute sind sie in Südamerika, Europa und Asien zu finden. Dank der Kosteneinsparungen und der verbesserten Betriebseffizienz konnte der Tätigkeitsbereich der Lieferanten um 35 % erhöht werden.

Da mehr Mitarbeitende, Berater und Partnerorganisationen zu den Initiativen für Umweltschutztechnologien beitragen, können ehrgeizigere Projekte in Angriff genommen werden. So nutzten sie beispielsweise Asana, um ein wichtiges Projekt zu koordinieren, das für die Strategie von WCS von zentraler Bedeutung ist: die Nature's Stronghold Impact Platform, eine globale Initiative zur Datenberichterstattung, die detaillierte Kennzahlen von Hunderten von WCS-Naturschutzgebieten und Partnerorganisationen an einem Ort zusammenführt und anschaulich macht. Dieser einheitliche Ansatz verdeutlicht die Wirkung der Arbeit für Geber und die Gemeinschaft der Naturschützer insgesamt.

„Dieses Projekt ist ein Kernelement unserer Fundraising-Strategie“, sagt Jonathan, „und fördert die Integrität in unserer Organisation, indem es zeigt, dass jeder Dollar, der an WCS gespendet wird, einen positiven Einfluss auf den Naturschutz hat.“

Unterstützung für Tausende von Nutzern – und Vorhersage des Budgetbedarfs zur Deckung der Nachfrage

Ein weiteres Team, das seine Arbeit in Asana verwaltet, ist SMART Partnership, ein Zusammenschluss aus neun Naturschutzgruppen. Diese Software und die damit verbundenen Dienstleistungen unterstützen über 1.000 Naturschutzgebiete in 90 Ländern. Monica Harris, SMART-Programm-Managerin, sagt: „Unsere Nutzer sind Regierungen und Naturschutzorganisationen auf der ganzen Welt, die sich für unsere Tools entschieden haben, um die Verwaltung von Parks und Naturschutzgebieten in ihrem Land zu übernehmen. Das ist eine große Verantwortung, und wir möchten effizient und zeitnah auf ihre Bedürfnisse eingehen.“

Früher verwendete das SMART-Programm Tabellen und E-Mails, um Anfragen von Softwarenutzern weltweit zu verwalten – diese Anfragen sind teilweise ernst und sehr dringend. „Ein Ranger in Namibia könnte uns kontaktieren und sagen, dass er vor Ort dringend Daten herunterladen muss“, sagt Monica. „In Fällen wie diesen, wollen wir diese Personen nicht im Stich lassen.“ Aber oft war es schwierig, schnell auf Anfragen zu reagieren, weil Monicas kleines Team versuchte, ein riesiges Anfragevolumen ohne die richtigen Tools zu bewältigen.

Heute verwendet das SMART-Team Asana-Formulare, um Anfragen für Support, Softwarezugriffe und Fehlerbehebungen zu erfassen und zu verwalten. Die Pflichtfelder im Formular sammeln alle Informationen, die Monicas Team benötigt, um das Problem schon frühzeitig weiterzuleiten und zu lösen – wie z. B. Screenshots von Fehlern – und machen so das Hin- und Hersenden von E-Mails überflüssig.

Die Bereitstellung der kostenlosen SMART-Software für die Nutzer ist mit Kosten verbunden. Daher verwendet Monica Berichte in Asana, um die Nachfrage zu überwachen und das Budget sowie die Ressourcen entsprechend anzupassen. „Ich kann die Verantwortlichen darüber informieren, ob wir uns noch innerhalb des Budgets befinden oder ob unsere Nachfrage hoch ist und wir für ein bestimmtes Vorhaben mehr Mittel benötigen“, sagt Monica.

Schnelle und umfassende Reaktion auf Beschwerden

Ein weiteres WCS-Team, das Okapi Wildlife Reserve (OWR)-Team in Ituri, arbeitet mit Unterstützung des von der EU finanzierten Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) und nutzt Asana als System zum Beschwerdemanagement. „Jedes multinationale Unternehmen braucht eine Möglichkeit, um mit Beschwerden umzugehen“, sagt Jonathan. Eine Beschwerde kann, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird, ein enormes organisatorisches Risiko darstellen.“ 

Caroline Abid, EU SWM Program Manager, sagt: „Wir verbessern unsere Reaktionsfähigkeit an lokalen Standorten mit Asana, um sicherzustellen, dass Beschwerden schnell bearbeitet werden.“ Die Nutzung von Asana für Beschwerden sowie für das gesamte Projektmanagement hilft dem WCS-Team, Aufgaben effizient zu erledigen, sodass sie ihre Communitys besser unterstützen und das Vertrauen der Einheimischen sowie der Partnerorganisationen stärken können.

Eine bessere Zukunft für Wildgebiete auf der ganzen Welt

Durch die Zentralisierung der Arbeit in Asana nutzt WCS die Fähigkeiten seiner Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partner, um mehr Projekte auf kosteneffiziente Weise durchzuführen.

Und dank der Transparenz zwischen den Gruppen und Projekten können Teammitglieder auf der ganzen Welt sich für Positionen bewerben, die in der Vergangenheit eher Mitarbeitenden in der Nähe des WCS-Hauptsitzes vorbehalten waren. Diese Transparenz hilft WCS, seine Mitarbeitenden zu fördern und den Übergang zu einer neuen Arbeitsweise als globales Team zu vollziehen.

Jonathan und WCS haben ehrgeizige Naturschutzprojekte ins Leben gerufen und werden diese auch weiterhin in Asana verwalten, denn bessere Workflows führen zu einer besseren Umsetzung, und eine gute Umsetzung schafft Vertrauen zwischen Partnern, Gebern und Communitys, die sich gemeinsam für den Schutz der wertvollen Naturräume einsetzen.